Elemen perencanaan
Perencanaan terdiri dari dua
elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
Sasaran
Sasaran adalah hal yang ingin
dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran
memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu
pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua
kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil.
Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas.
Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan,
pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada
dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah
sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat
diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang
dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama
disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan
sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi
sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian
menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat
paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang
yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan.
Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan.
Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti
"tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau
"kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan
sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat
gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada
pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer
puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama
membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan
merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada
beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan
keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok
bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya
kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan
rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO
hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran
hanyalah manajemen puncak sendiri.
Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema
untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal,
dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan,
jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya,
rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana
strategis adalah rencana umum yang berlaku diseluruh lapisan organisasi
sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari
anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya,
rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek.
Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka
waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka
waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan
memiliki intermediate
time frame.
Menurut kekhususannya, rencana
dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional
adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya
seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%."
Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu.
Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan
rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang
harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk
"meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail,
misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi
berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing.
Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali
saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau
"mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama
perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan,
kebijakan, dan lain-lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar